Автоматизация документооборота в ООО "Фирма "Имлайт-Шоутехник" на базе "1С:Документооборот 8 КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Документооборот (ECM)
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Оформлен платный договор 1С:ИТС
Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ООО "Фирма "Имлайт-Шоутехник" - группа компаний, объединенных единой торговой маркой IMLIGHT, работает на рынке профессионального оборудования для шоу-индустрии.

Существующее ранее решение системы документооборота не обеспечивало возможность автоматизации учета необходимых видов документов и процессов по ним без больших трудозатрат.
Основные цели внедрения электронного документооборота:
• Создание единого архива документации компании
• Переход на полностью электронный документооборот при учете входящей и исходящей документации
• Минимизация потери документации
• Возможность коллективной работы с документами
• Обеспечение работы с программой через Интернет
• Интеграция с имеющейся системой 1С:Управление торговлей

По результатам анализа возможностей существующих решений была выбрана программа «1С:Документооборот 8 КОРП». Ее функциональные возможности в целом соответствуют требованиям предприятия.

Выполнены следующие работы при внедрении типового решения:
• Налажен учет входящей и исходящей документации
• Учет электронной почты организации с помощью Встроенной почты прием/отправка документов и файлов
• Настроены учетные записи пользователей для отправки писем из программы
• Настроены виды входящих, внутренних и исходящих документов,
• Настроены нумераторы по видам документов,
• Созданы шаблоны документов, в т.ч. автозаполняемые шаблоны
• Созданы шаблоны процессов
• Разграничен доступ к папкам документов,
• Структурирован учет договоров, организационно-правовой документации
• Разработаны инструкции по работе в программе,
• Разработаны технологические карты процессов,
• Индивидуальное обучение пользователей программы
• Интеграция с 1С:Управление торговлей:
- создание договора из документа «Заказ клиента», автозапуск процессов при создании документа и его автозаполнение в 1С:Документооборот;
- создание обработки по привязке документов Сертификаты к элементу справочника «Номенклатура» в 1С:Управлении торговлей, хранение и учет сроков действия сертификатов в 1С:Документооборот;
- учет присоединеных файлов Контрагентов в 1С:Управлении торговлей и структуризация их хранения в файлах 1С:Документооборота.

В ходе внедрения были достигнуты все ожидаемые результаты, обозначенные руководством.

Состояние проекта: система принята в промышленную эксплуатацию, завершен основной этап внедрения. Планируется автоматизация оставшихся отделов организации.

Выполнены следующие работы:

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Индивидуальное обучение в офисе заказчика

Внедрение

ООО "Фирма "Имлайт-Шоутехник"

Общая численность компании: 500

Киров, Апрель 2015

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 30

Количество одновременно работающих клиентов

Тонкий клиент: 30

Параметры

1.Вариант работы системы: клиент-серверный.
2.Тип организации: коммерческая
3.Количество сотрудников: 500
4.Число автоматизированных рабочих мест: 30
5.Количество документов, обрабатываемых в год: 1707
6.Наличие территориально-распределенной СЭД: нет
7.Обучение: обучение сотрудников проводилось на рабочих местах
8. Осуществляется сопровождение